Pourquoi les entreprises adoptent des check-lists numériques pour leurs audits ou inspections ?
Les check-lists d’audit/ inspection sont essentielles dans de nombreux secteurs, celles-ci peuvent être utilisées pour toutes les tâches, de la conformité HACCP aux PRP en passant par la formation du personnel.
La plupart des entreprises font toujours appel à des check-lists manuscrites conservées dans des cahiers ou sur des blocs-notes. Les check-lists sur papier sont sujettes aux erreurs humaines et peuvent être détruites, perdues ou égarées. Des risques que vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre dans un secteur où la sécurité des consommateurs est votre priorité absolue. Les entreprises averties transforment leurs check-lists d’audit/ inspection sous format numérique. Pourquoi?
Le passage à une plate-forme numérique bien conçue peut vous aider à maintenir la conformité et à réduire les erreurs dans vos opérations. Avec la bonne plateforme numérique, vous pouvez entre autres :
- Accédez à plusieurs sources d’informations à partir d’un seul endroit ;
- Améliorer l’efficacité opérationnelle ;
- Réduire le risque de fraude («coup de gomme»)
- Réduire les déchets de papier
Lorsque toutes vos check-lists sont hébergées sur une plate-forme unique dotée d’une interface conviviale, les membres du personnel sont plus susceptibles de les utiliser — et de les utiliser correctement. La clé est de choisir une plate-forme bien conçue.
Toutes les plateformes numériques ne sont pas égales. L’efficacité dépend d’une application suffisamment flexible pour répondre aux besoins et aux exigences spécifiques de votre entreprise. Une plate-forme compliquée qui ajoute des fonctionnalités mais sacrifie la simplicité est une recette pour la non-conformité et l’inefficacité opérationnelle. Le système que vous choisissez doit être intuitif et facile à utiliser. Si un membre de votre équipe ne peut pas apprendre le système avec juste quelques minutes de formation, c’est trop compliqué.
Choisissez un système qui vous permet d’ajouter des fonctionnalités tout au long de la vie de l’entreprise, à mesure que vos besoins évoluent et que votre entreprise se développe.
Facilité d’utilisation
La technologie est supposée rendre la vie plus facile mais, paradoxalement, elle rend parfois nos vies encore plus compliquées. Ce n’est pas parce qu’un produit est de haute technologie qu’il est bien conçu. Lorsque vous choisissez une application numérique pour votre entreprise, posez-vous par exemple les questions suivantes:
- Est-il facile de naviguer dans l’application ?
- Avance-t-elle automatiquement d’une section à l’autre plutôt que d’obliger les utilisateurs à parcourir plusieurs écrans pour compléter un seul élément de la check-list ?
- L’application nécessite-t-elle que les utilisateurs saisissent manuellement les données d’une sonde de température portable ou s’interface-t-elle automatiquement avec une sonde portable sans fil, éliminant ainsi le besoin de saisir des données ?
Une application numérique bien conçue vous permettra non seulement d’augmenter le nombre d’éléments de votre check-list de contrôle, mais elle réduira également le temps nécessaire pour compléter la check-list. Ne serait-il pas agréable d’ajouter une heure à votre journée tout en abordant efficacement les questions de sécurité, de qualité et d’image de marque ? Une bonne application apportera cela et d’autres avantages à votre activité en vous concentrant sur les activités à valeur ajoutée.
Détection et résolution des problèmes
Si un élément de votre check-list papier ne répond pas aux exigences, que faire ensuite ? Vous avez peut-être des politiques et des procédures en place pour résoudre les problèmes, mais comment vous assurez-vous que la résolution est effectivement effectuée ? Un système de check-list numérique peut vous aider, non seulement en identifiant les écarts, mais en facilitant la mise en œuvre des actions (correction ou corrective voire préventive) via un plan d’actions partagé entre les différentes parties prenantes en interne mais aussi avec les fournisseurs ou prestataires de services. En outre, le système peut suggérer directement des solutions pour résoudre le problème constaté.
Atténuation du risque de fraude
Dans un monde parfait, tout le monde respecterait le système. Malheureusement, il y aura toujours des personnes qui vont essayer de le contourner, feront des économies ou commettront une fraude pure et simple – même au sein de votre propre organisation. Si vous avez déjà fait une visite surprise sur le terrain vous avez peut-être constaté que vos check-lists d’autoévaluation sur papier étaient déjà terminées avant la fin du jour ou du week-end, vous avez appris à vos dépens que le papier ne permet aucun contrôle de l’exactitude ou de la véracité. La bonne solution numérique aide à lutter contre cela. Recherchez un système qui limite l’accès à vos check-lists d’autocontrôle à certaines plages horaires. Et celui qui analyse les entrées pour détecter les anomalies, telles que l’achèvement rapide des listes de contrôle ou des valeurs identiques dans tous les champs. Un bon système détectera les entrées douteuses et incitera les gestionnaires / dirigeants à enquêter.
Gestion de données à distance et reporting
Choisissez un système qui vous permet d’accéder à distance à des graphiques détaillés, aux données d’achèvement de la check-list de contrôle, aux actions correctives et aux alertes de gestion en un clic de souris, en temps réel.
Notifications en temps réel
En cas de problème, un responsable doit en être informé immédiatement. Le système que vous choisissez doit vous envoyer un courrier électronique ou un message texte, ou inviter un représentant en direct à émettre un appel sortant lorsque quelque chose ne va pas. Les notifications en temps réel sont particulièrement utiles lorsque des dysfonctionnements se produisent lorsque personne de l’équipe de direction n’est sur place.
Une check-list numérique vaut-elle l’investissement ?
La technologie révolutionne l’industrie alimentaire. Le passage à une plateforme numérique peut vous aider à garantir la conformité chaque jour. Un système bien conçu doit être facile à utiliser, efficace et performant.
Entre outre, lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, la conversion au format numérique peut réduire de 50% le temps nécessaire pour compléter les check-lists de contrôle sur papier. Imaginez tout ce que vos équipes pourrait accomplir avec ce temps supplémentaire.
Auditaliaa, est une application numérique entièrement paramétrable à vos besoins qui vous permettra de réaliser vos audits ou inspections en créant vos propres check-lists mais aussi en utilisant les modèles présents dans la base de données. L’application qui fonctionne sur PC, tablette ou smartphone vous permet de créer à la place d’exigences sous forme de texte, des exigences de conformité sous forme de photos, schémas ou autres illustrations rendant beaucoup plus efficace et conviviale la réalisation de l’audit/ inspection. Cela est particulièrement bien adapté aux inspections verre/ plastique, intégrité machine, intégrité des infrastructures, déconsignation hygiénique après opération de maintenance ou de nettoyage, 5S…En outre, l’application dispose d’un système vous permettant de vérifier que les documents vus lors de l’audit/ inspection sont bien des documents originaux.
Demandez vite une démonstration (info@digitaliaa.com).