Avec DIGITALIAA, gérer les compétences de vos équipes

Ces dernières années ont été riches en évolutions réglementaires en ce qui concerne la formation professionnelle. Le plan de formation a laissé sa place au plan de développement des compétences. Le plan de développement des compétences recense l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés, dont certaines sont obligatoires (article L 6321-2 du code du travail). La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) permet à l’entreprise d’anticiper les évolutions socio-économiques, technologiques ou organisationnelles et d’adapter les compétences de ses équipes pour faire face à ces évolutions. Les entreprises de plus de 300 salariés doivent engager des négociations sur ce thème au moins tous les trois ans. Celles de moins de 300 salariés peuvent bénéficier d’un dispositif de conseil aidé par l’État pour élaborer un plan de GPEC.

Image parMiro Alt de Pixabay

Les référentiels de certification GFSI (IFS, BRC, FSSC 22000…) sont de plus en plus exigeants en matière de suivi et qualification des compétences. Cette notion est présente dans les exigences relatives à la mise en place d’un programme de Food Safety Culture.

DIGITALIAA intègre dans son module ressources humaines de nombreuses améliorations notables concernant la GPEC de vos collaborateurs mais aussi les exigences des référentiels GFSI.

Vous pourrez en effet définir les compétences nécessaires à chaque poste de travail/ métier dont les compétences clés et les associer à chaque membre de vos équipes. Vous pourrez définir les différents niveaux d’acquisition de ces compétences (par ex. en formation/ débutant/ intermédiaire/ confirmé/ formateur). Vous pourrez gérer leurs formations et en mesurer leur efficacité. Vous pourrez gérer également les entretiens professionnels.

Digitaliaa (c)

Nouveau : gérer les versions de vos documents et partager cette vérification de version avec vos clients

Notre module de gestion documentaire (GED) vous permet de gérer les versions de vos documents mais vous pouvez vérifier facilement si le document consulté est bien la dernière version à jour.

En effet lors de la création d’un nouveau document notre plateforme web génère automatiquement un QR code que vous pouvez intégrer à votre document. Ce code l’authentifie et vous assure de pouvoir vérifier facilement via un simple lecteur de QR code sur votre mobile que c’est bien la dernière version qui est utilisée par les parties concernées. Vous pouvez ensuite mettre à jour le document et générer un nouveau QR code.

Création d’un nouveau document avec génération d’un QR code

Vous pourrez également proposer cette solution à vos clients pour que les documents que vous leur diffusez comme par exemple une déclaration de conformité puissent être vérifier par eux-mêmes en ce qui concerne leur mise à jour.

Dans notre exemple, deux versions de déclaration de conformité – Image Digitaliaa (c)
Image by Gerd Altmann from Pixabay
Retour affiché sur écran du mobile après le Scan du QR code de la version de 2014 – – Image Digitaliaa (c)
Retour affiché sur écran du mobile après le Scan du QR code de la version de 2019 – Image Digitaliaa (c)

Pour adopter DIGITALIAA, veuillez nous contacter.


Food Safety Culture – Pour améliorer les inspections alimentaires, il faut changer la façon dont elles sont réalisées

Les maladies d’origine alimentaire touchent des millions de personnes à travers le monde et sont extrêmement coûteuses du fait des traitements médicaux, de la perte de productivité du fait de l’absence… sans parler des frais de justice et de leur impact médiatique pour les entreprises.

Publié dans la prestigieuse revue Harvard Business Review, une étude présente un projet de recherche pour essayer de trouver des moyens d’améliorer la manière dont les contrôles officiels aux USA sont menés.

Cet article transposable à notre continent et à la France est fort instructif et par du constant suivant : ces inspections se déroulent pratiquement de la même manière qu’elles se déroulent depuis des décennies et les gens tombent encore malades, ce qui laisse supposer qu’il y a toujours des problèmes et d’autres points durs qui ne sont pas détectés (ou qui ne sont pas résolus lorsqu’ils sont détectés).

On peut y lire que le moment où est réalisé l’inspection influence le nombre de non-conformités. La durée et le risque de dépasser la durée du temps de travail a également une influence. Les résultats de l’inspection précédente peuvent également influencer l’inspection réalisée à la suite.

Les auteurs estiment qu’avec les axes d’amélioration proposés une diminution de 1/5 des coûts liés à la sécurité des aliments pourrait être envisagée.

Pour avoir accès à l’article complet, veuillez vous abonner à la veille DIGITALIAA.

Gagnez du temps et donc selon cette étude en qualité des inspections en utilisant l’application mobile AUDITALIAA.


Plan d’actions unique, gagnez en efficacité

Nous constatons que beaucoup de temps et d’efficacité sont perdus faute d’outils de suivi adaptés et collaboratifs.

Combien de fois nous attendons pester contre un fichier Excel complexe et peu ergonomique pour suivre un projet ou un plan d’actions. Les solutions de partage de type sharepoint pourraient laisser que c’est la solution mais il en est rien car quid des pièces jointes, des commentaires et autres informations permettant de bien comprendre l’avancement ou de disposer d’une vision sur l’avancement si on n’était pas à la réunion.

Combien de temps perdu à retrouver les informations.

Combien de fois ce genre de fichier n’est pas tenu à jour et peut être une cause de non-conformité lors d’un audit de certification car il ne dispose pas d’un rappel aux différentes parties prenantes de leur taches respectives.

Vous en avez assez des e-mails et des feuilles de calcul pour gérer vos actions et vos projets en mode collaboratif, passez à DIGITALIAA car notre plan d’actions est lié à l’ensemble des autres modules de la plateforme (gestion des non-conformités, audits, projets, amélioration, gmao, conformité réglementaire…).


Réduire le coût de la non-conformité

Les grands organismes internationaux évaluent à environ 5% du chiffre d’affaires le Coût de la Non Qualité consacré à la prise en charge de produits/services non conformes.

Dans une période où les dirigeants d’entreprise se battent pour maintenir leurs marges cela représente un réservoir important.

Comment vous y aider ?

Etapes Exemples d’outils
1 – Définition – identification du problème à traiterBrainstorming – QQOCQP – etc.
2 – Description du problèmeQQOCQP – diagramme de pareto (20/80)   – etc.
3 – Recherche et évaluation des causes Brainstorming –  Diagramme d’hishikawa – 5 pourquoi – etc.
4 – Rechercher et choix de solutionsBrainstorming – matrice de décision – etc.
5 – Mise en œuvre de la solution Plan d’action – Pert – planning Gantt – etc.
Après la résolution : suivi des effetsFeuille de relevés –  diagramme de pareto (20/80) – etc

Le nouveau module de résolutions de problèmes de DIGITALIAA peut vous aider à disposer d’un outil collaboratif pour échanger facilement avec vos équipes.


Pourquoi les entreprises adoptent des check-lists numériques pour leurs audits ou inspections ?

Pourquoi les entreprises adoptent des check-lists numériques pour leurs audits ou inspections ?

Les check-lists d’audit/ inspection sont essentielles dans de nombreux secteurs, celles-ci peuvent être utilisées pour toutes les tâches, de la conformité HACCP aux PRP en passant par la formation du personnel.

La plupart des entreprises font toujours appel à des check-lists manuscrites conservées dans des cahiers ou sur des blocs-notes. Les check-lists sur papier sont sujettes aux erreurs humaines et peuvent être détruites, perdues ou égarées. Des risques que vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre dans un secteur où la sécurité des consommateurs est votre priorité absolue. Les entreprises averties transforment leurs check-lists d’audit/ inspection sous format numérique. Pourquoi?

Le passage à une plate-forme numérique bien conçue peut vous aider à maintenir la conformité et à réduire les erreurs dans vos opérations. Avec la bonne plateforme numérique, vous pouvez entre autres :

  • Accédez à plusieurs sources d’informations à partir d’un seul endroit ;
  • Améliorer l’efficacité opérationnelle ;
  • Réduire le risque de fraude («coup de gomme»)
  • Réduire les déchets de papier

Lorsque toutes vos check-lists sont hébergées sur une plate-forme unique dotée d’une interface conviviale, les membres du personnel sont plus susceptibles de les utiliser — et de les utiliser correctement. La clé est de choisir une plate-forme bien conçue.

Toutes les plateformes numériques ne sont pas égales. L’efficacité dépend d’une application suffisamment flexible pour répondre aux besoins et aux exigences spécifiques de votre entreprise. Une plate-forme compliquée qui ajoute des fonctionnalités mais sacrifie la simplicité est une recette pour la non-conformité et l’inefficacité opérationnelle. Le système que vous choisissez doit être intuitif et facile à utiliser. Si un membre de votre équipe ne peut pas apprendre le système avec juste quelques minutes de formation, c’est trop compliqué.

Choisissez un système qui vous permet d’ajouter des fonctionnalités tout au long de la vie de l’entreprise, à mesure que vos besoins évoluent et que votre entreprise se développe.

Facilité d’utilisation

La technologie est supposée rendre la vie plus facile mais, paradoxalement, elle rend parfois nos vies encore plus compliquées. Ce n’est pas parce qu’un produit est de haute technologie qu’il est bien conçu. Lorsque vous choisissez une application numérique pour votre entreprise, posez-vous par exemple les questions suivantes:

  • Est-il facile de naviguer dans l’application ?
  • Avance-t-elle automatiquement d’une section à l’autre plutôt que d’obliger les utilisateurs à parcourir plusieurs écrans pour compléter un seul élément de la check-list ?
  • L’application nécessite-t-elle que les utilisateurs saisissent manuellement les données d’une sonde de température portable ou s’interface-t-elle automatiquement avec une sonde portable sans fil, éliminant ainsi le besoin de saisir des données ?

Une application numérique bien conçue vous permettra non seulement d’augmenter le nombre d’éléments de votre check-list de contrôle, mais elle réduira également le temps nécessaire pour compléter la check-list. Ne serait-il pas agréable d’ajouter une heure à votre journée tout en abordant efficacement les questions de sécurité, de qualité et d’image de marque ? Une bonne application apportera cela et d’autres avantages à votre activité en vous concentrant sur les activités à valeur ajoutée.

Détection et résolution des problèmes

Si un élément de votre check-list papier ne répond pas aux exigences, que faire ensuite ? Vous avez peut-être des politiques et des procédures en place pour résoudre les problèmes, mais comment vous assurez-vous que la résolution est effectivement effectuée ? Un système de check-list numérique peut vous aider, non seulement en identifiant les écarts, mais en facilitant la mise en œuvre des actions (correction ou corrective voire préventive) via un plan d’actions partagé entre les différentes parties prenantes en interne mais aussi avec les fournisseurs ou prestataires de services. En outre, le système peut suggérer directement des solutions pour résoudre le problème constaté.

Atténuation du risque de fraude

Dans un monde parfait, tout le monde respecterait le système. Malheureusement, il y aura toujours des personnes qui vont essayer de le contourner, feront des économies ou commettront une fraude pure et simple – même au sein de votre propre organisation. Si vous avez déjà fait une visite surprise sur le terrain vous avez peut-être constaté que vos check-lists  d’autoévaluation sur papier étaient déjà terminées avant la fin du jour ou du week-end, vous avez appris à vos dépens que le papier ne permet aucun contrôle de l’exactitude ou de la véracité. La bonne solution numérique aide à lutter contre cela. Recherchez un système qui limite l’accès à vos check-lists d’autocontrôle à certaines plages horaires. Et celui qui analyse les entrées pour détecter les anomalies, telles que l’achèvement rapide des listes de contrôle ou des valeurs identiques dans tous les champs. Un bon système détectera les entrées douteuses et incitera les gestionnaires / dirigeants à enquêter.

Gestion de données à distance et reporting

Choisissez un système qui vous permet d’accéder à distance à des graphiques détaillés, aux données d’achèvement de la check-list de contrôle, aux actions correctives et aux alertes de gestion en un clic de souris, en temps réel.

Notifications en temps réel

En cas de problème, un responsable doit en être informé immédiatement. Le système que vous choisissez doit vous envoyer un courrier électronique ou un message texte, ou inviter un représentant en direct à émettre un appel sortant lorsque quelque chose ne va pas. Les notifications en temps réel sont particulièrement utiles lorsque des dysfonctionnements se produisent lorsque personne de l’équipe de direction n’est sur place.

 

Une check-list numérique vaut-elle l’investissement ?

La technologie révolutionne l’industrie alimentaire. Le passage à une plateforme numérique peut vous aider à garantir la conformité chaque jour. Un système bien conçu doit être facile à utiliser, efficace et performant.

Entre outre, lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, la conversion au format numérique peut réduire de 50% le temps nécessaire pour compléter les check-lists de contrôle sur papier. Imaginez tout ce que vos équipes pourrait accomplir avec ce temps supplémentaire.

 

Auditaliaa, est une application numérique entièrement paramétrable à vos besoins qui vous permettra de réaliser vos audits ou inspections en créant vos propres check-lists mais aussi en utilisant les modèles présents dans la base de données. L’application qui fonctionne sur PC, tablette ou smartphone vous permet de créer à la place d’exigences sous forme de texte, des exigences de conformité sous forme de photos, schémas ou autres illustrations rendant beaucoup plus efficace et conviviale la réalisation de l’audit/ inspection. Cela est particulièrement bien adapté aux inspections verre/ plastique, intégrité machine, intégrité des infrastructures, déconsignation hygiénique après opération de maintenance ou de nettoyage, 5S…En outre, l’application dispose d’un système vous permettant de vérifier que les documents vus lors de l’audit/ inspection sont bien des documents originaux.

Demandez vite une démonstration (info@digitaliaa.com).


Audit/ inspection digitalisés

Vous souhaitez gérer vos audits (interne, système, de conformité, fournisseur, …) et vos inspections (du nettoyage, de l’intégrité verre/plastique, des locaux, des équipements…) plus facilement tout en gagnant du temps.

Nous avons la solution pour remplacer vos “vieux” fichiers MS-Office Word ou Excel :

  • Réalisez le rapport directement dans l’application;
  • Créez facilement vos référentiels d’audit;
  • Utilisez l’appareil photo de votre smartphone ou tablette pour enrichir votre rapport;
  • Diffusez le rapport dans l’espace collaboratif;
  • Suivez les actions en cas de non-conformité dans l’espace collaboratif;
  • Analysez les tendances (récurrence des mêmes écarts, amélioration, différents indicateurs possibles…);
  • Et bien d’autres fonctionnalités à découvrir.

Un outil dynamique permettant également aux opérateurs de s’autoévaluer facilement et de maintenir par exemple une dynamique après une action de formation à la culture sécurité des aliments (Food Safety Culture).

Nous offrons à nos cinq premiers clients un étui étanche pour une tablette 10″.

photo non contractuelle

N’attendez pas pour nous consulter pour une démonstration en ligne.

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