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Excel est un outil particulièrement bien pensé pour le traitement des données. Lorsque l’informatique est arrivé dans les entreprises, il a été l’outil de prédilection de nombreux secteurs des entreprises, dont les services qualité. Intuitif, polyvalent et proposant de nombreuses fonctionnalités, c’était l’outil idéal pour stocker et traiter des données.

Voici donc 5 raisons pour en finir avec Excel :

Sécuriser les données et garantir l’accessibilité

Principal problème d’un fichier Excel pour la gestion de vos données qualité : sa vulnérabilité. Outre les différentes manipulations qui peuvent venir supprimer, écraser ou encore casser votre fichier de données, il existe également une faille de sécurité lorsque l’on utilise ce type de fichiers pour gérer des données. Le problème avec un fichier Excel est son utilisation par de multiples utilisateurs. Si le fichier est accessible sur un serveur, vous devez garantir la sécurité et la confidentialité des informations qu’il contient et faire en sorte qu’un collaborateur n’ait accès qu’à ses propres données. Ainsi, les règles de sécurité à mettre en place peuvent devenir lourdes et particulièrement contraignantes.

Garantir l’échange et la mise à jour

Ainsi, rendre les données accessibles à chaque collaborateur permet d’avoir des retours de mises à jour ou encore de renseigner de nouvelles informations. Dans un fichier Excel, les données ne sont pas particulièrement bien traitées. Un mauvais copier/coller, un « = » dans une phrase et c’est potentiellement tout le fichier qui tombe à l’eau. Il faut également se méfier de ceux qui pensent savoir l’utiliser, mais qui finalement font rapidement des erreurs de saisies ou de formules.

Regrouper toutes les données pour les traiter simultanément

Excel est une solution efficace pour gérer certaines données. Cependant certaines données peuvent difficilement y être ajoutées. En général, la réponse à cette problématique de données est l’utilisation d’un autre fichier pour gérer l’information. Le responsable qualité se retrouve alors avec un tableau Excel pour les données d’analyses, un autre fichier pour l’HACCP, un autre fichier pour la veille réglementaire, un drive pour le partage de documents, etc. Il doit ensuite croiser manuellement toutes les données pour les mettre à jour dans ces différents fichiers et, là encore, les erreurs de saisies peuvent vites arriver. La perte d’information aussi ainsi qu’une importante perte de temps.

Visualiser les données et leur donner un sens

À son commencement Excel était un pionnier pour la mise en place de tableau de bord : graphiques dynamiques, tableaux croisés, formules de calcul, etc. L’outil a eu son heure de gloire, mais est-ce encore le cas ? Bien que toujours particulièrement efficace pour traiter et visualiser des données chiffrées simples, Excel n’est pas non plus le meilleur des alliés lorsqu’il s’agit de les interpréter. Cela demande bien souvent beaucoup de réflexion pour sortir un tableau de bord efficace et efficient.

Exporter des rapports dynamiques, consulter les données en temps réel

Cette idée complète un peu l’idée précédente. En effet, l’intérêt lorsque l’on suit de indicateurs ou que l’on réalise des rapports est de pouvoir le faire en temps réel sans se poser la question de la mise à jour des données. Excel reste un fichier de données et votre tableau de bord un export à un moment donné. Ainsi, cela vous oblige à réaliser une multitude de vérifications, voire à courir après certaines informations, afin d’avoir un document valable et celui-ci le restera pendant une durée limitée. Excel reste encore un outil logiciel qui sera utile dans de nombreux cas pour une entreprise. Toutefois, aujourd’hui le nombre de données qualité recueillies, utilisées et traitées ne garantit plus son efficacité. Les responsables qualité s’intéressent à de plus en plus d’informations et doivent donc trouver des solutions bien plus spécialisées pour réussir leur mission.

Ainsi, les solutions QHSE digitalisées se sont de plus en plus développées ces dernières années et permettent aujourd’hui de simplifier la mission des services QHSE. Elles apportent une solution concernant les données QHSE, mais aussi, la plupart du temps, pour gérer d’autres aspects en lien avec les missions associés du QHSE comme les formations, la métrologie des équipements de mesure, etc.

DIGITALIAA est une solution de gestion QHSE pensée pour les PME qui permettra de pallier à tous les écueils que peut rencontrer un service QHSE utilisant encore Excel pour gérer ses données et tout cela pour un budget très serré.

Nos nouvelles check-listes conception hygiénique des équipements, des utilités et des infrastructures sont maintenant disponibles avec l’application mobile Auditaliaa.

Version en anglais en option.

En moyenne le temps moyen journalier passé à rechercher des informations en entreprise est d’1 heure.

Fiabilisez et centralisez vos données QSA & HSE en un seul endroit pour ne plus perdre de temps à chercher de l’information.

En partageant l’accès à vos données, vous permettez à vos équipes de bénéficier, en temps réel, d’une vue d’ensemble des informations afin de pouvoir prendre plus rapidement les bonnes décisions pour vos produits et vos clients.

Utilisez notre solution logicielle en mode SaaS DIGITALIAA pour décloisonner vos équipes et sortir votre organisation de l’effet silo.

En mobilité ou au bureau, notre solution de travail collaboratif rend la collaboration plus efficace.

Ajout à Auditaliaa d’un nouveau module “Safari” pour regrouper plusieurs observations et éditer un rapport PDF.

Une fonction supplémentaire permettant de chasser facilement par exemple les big five (5S : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke).

Faites vos observations sur le terrain avec l’application mobile “Auditaliaa“

De retour au bureau, créez un safari en associant vos observations.

• Création d’une résolution de problèmes avec des éléments de base
• Possibilité d’ajouter des fichiers et des actions.
• Possibilité d’ajouter des membres en utilisant la méthode RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed), ainsi que “Contributeur·trice”.

Digitaliaa (c)

Ces dernières années ont été riches en évolutions réglementaires en ce qui concerne la formation professionnelle. Le plan de formation a laissé sa place au plan de développement des compétences. Le plan de développement des compétences recense l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés, dont certaines sont obligatoires (article L 6321-2 du code du travail). La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) permet à l’entreprise d’anticiper les évolutions socio-économiques, technologiques ou organisationnelles et d’adapter les compétences de ses équipes pour faire face à ces évolutions. Les entreprises de plus de 300 salariés doivent engager des négociations sur ce thème au moins tous les trois ans. Celles de moins de 300 salariés peuvent bénéficier d’un dispositif de conseil aidé par l’État pour élaborer un plan de GPEC.

Les référentiels de certification GFSI (IFS, BRC, FSSC 22000…) sont de plus en plus exigeants en matière de suivi et qualification des compétences. Cette notion est présente dans les exigences relatives à la mise en place d’un programme de Food Safety Culture.

DIGITALIAA intègre dans son module ressources humaines de nombreuses améliorations notables concernant la GPEC de vos collaborateurs mais aussi les exigences des référentiels GFSI.

Vous pourrez en effet définir les compétences nécessaires à chaque poste de travail/ métier dont les compétences clés et les associer à chaque membre de vos équipes. Vous pourrez définir les différents niveaux d’acquisition de ces compétences (par ex. en formation/ débutant/ intermédiaire/ confirmé/ formateur). Vous pourrez gérer leurs formations et en mesurer leur efficacité. Vous pourrez gérer également les entretiens professionnels.

Le numéro de Juillet de Process Alimentaire consacre une page entière à la plateforme web et à l’application mobile Auditaliaa.

Auditaliaa vous aide à la digitalisation de vos audits et inspections terrain.

Si vous souhaitez en savoir, veuillez nous contacter.

Notre module de gestion documentaire (GED) vous permet de gérer les versions de vos documents mais vous pouvez vérifier facilement si le document consulté est bien la dernière version à jour.

En effet lors de la création d’un nouveau document notre plateforme web génère automatiquement un QR code que vous pouvez intégrer à votre document. Ce code l’authentifie et vous assure de pouvoir vérifier facilement via un simple lecteur de QR code sur votre mobile que c’est bien la dernière version qui est utilisée par les parties concernées. Vous pouvez ensuite mettre à jour le document et générer un nouveau QR code.

Vous pourrez également proposer cette solution à vos clients pour que les documents que vous leur diffusez comme par exemple une déclaration de conformité puissent être vérifier par eux-mêmes en ce qui concerne leur mise à jour.

Pour adopter DIGITALIAA, veuillez nous contacter.

Les maladies d’origine alimentaire touchent des millions de personnes à travers le monde et sont extrêmement coûteuses du fait des traitements médicaux, de la perte de productivité du fait de l’absence… sans parler des frais de justice et de leur impact médiatique pour les entreprises.

Publié dans la prestigieuse revue Harvard Business Review, une étude présente un projet de recherche pour essayer de trouver des moyens d’améliorer la manière dont les contrôles officiels aux USA sont menés.

Cet article transposable à notre continent et à la France est fort instructif et par du constant suivant : ces inspections se déroulent pratiquement de la même manière qu’elles se déroulent depuis des décennies et les gens tombent encore malades, ce qui laisse supposer qu’il y a toujours des problèmes et d’autres points durs qui ne sont pas détectés (ou qui ne sont pas résolus lorsqu’ils sont détectés).

On peut y lire que le moment où est réalisé l’inspection influence le nombre de non-conformités. La durée et le risque de dépasser la durée du temps de travail a également une influence. Les résultats de l’inspection précédente peuvent également influencer l’inspection réalisée à la suite.

Les auteurs estiment qu’avec les axes d’amélioration proposés une diminution de 1/5 des coûts liés à la sécurité des aliments pourrait être envisagée.

Pour avoir accès à l’article complet, veuillez vous abonner à la veille DIGITALIAA.

Gagnez du temps et donc selon cette étude en qualité des inspections en utilisant l’application mobile AUDITALIAA.

Nous constatons que beaucoup de temps et d’efficacité sont perdus faute d’outils de suivi adaptés et collaboratifs.

Combien de fois nous attendons pester contre un fichier Excel complexe et peu ergonomique pour suivre un projet ou un plan d’actions. Les solutions de partage de type sharepoint pourraient laisser que c’est la solution mais il en est rien car quid des pièces jointes, des commentaires et autres informations permettant de bien comprendre l’avancement ou de disposer d’une vision sur l’avancement si on n’était pas à la réunion.

Combien de temps perdu à retrouver les informations.

Combien de fois ce genre de fichier n’est pas tenu à jour et peut être une cause de non-conformité lors d’un audit de certification car il ne dispose pas d’un rappel aux différentes parties prenantes de leur taches respectives.

Vous en avez assez des e-mails et des feuilles de calcul pour gérer vos actions et vos projets en mode collaboratif, passez à DIGITALIAA car notre plan d’actions est lié à l’ensemble des autres modules de la plateforme (gestion des non-conformités, audits, projets, amélioration, gmao, conformité réglementaire…).